אירועים הם דרך מצוינת למותגים ליצור אינטראקציה עם הקהלים שלהם ועם לקוחות עתידיים. עם זאת, ישנם שלבים רבים הכרוכים בתכנון והפקת אירוע, משיווק ותקשורת ועד לתפעול. בפוסט הזה נעבור על תהליך ההפקה של אירועים כדי שתוכלו לקבל תמונה טובה יותר של מה שנדרש כדי להעלות אירוע מתחילתו ועד סופו.
מהו תהליך הפקת אירועים ?
אתם אולי תוהים, מהו תהליך ההפקה של אירועים? זו שאלה טובה! אירועים הם אחת הדרכים הטובות ביותר להביא אנשים לחברה שלך ולבנות מודעות למותג. הם יכולים גם לעזור לך לבנות קשרים עם לקוחות, שותפים ועובדים כאחד.
כדי שאירוע יצליח יש הרבה דברים שצריכים לקרות מאחורי הקלעים עוד לפני שהוא מתחיל:
תכנון – זה כולל בחירת נושא או נושא לאירוע שלכם וכן החלטה כמה זמן הוא יימשך (והיכן). אם זה לא נעשה מבעוד מועד, הדברים עלולים להתפרק במהירות, מה שאומר בזבוז כסף!
הכנה – לאחר שהכל תוכנן אז הגיע הזמן להתכונן על ידי רכישת ציוד כמו קישוטים/אוכל/וכו' כדי ששום דבר לא יישכח בדרך
תִכנוּן
תכנון הוא השלב הראשון בתהליך הייצור. תכנון הוא תהליך של קביעת יעדים ויעדים, זיהוי משימות, קביעת דרישות משאבים וקביעת סדרי עדיפויות. זה גם השלב הראשוני של הרכבת תוכנית אירועים שתדריך אותך בכל שאר השלבים (הכנה, הפקה ופוסט-פרודקשן).
התכנון כולל: קביעה מה צריך לעשות עבור האירוע שלך מי יעשה את זה? מתי הם יעשו את זה?
לְעַצֵב
עיצוב הוא חלק מכריע בתהליך הייצור. זה מה שאתה משתמש בו כדי ליצור את התוכנית שלך לאירוע, כולל פריסת המקום, חומרים שיווקיים כמו כרטיסים וכרזות קידום מכירות, ואפילו איך האירוע שלך עצמו נראה. עיצוב יכול לכלול גם דברים כמו מוזיקה ובחירות תאורה שהם חלק מנושא או אווירה כללית.
הצעד הראשון בעיצוב אירוע הוא להחליט איזה סוג של חוויה אתה רוצה שהמשתתפים יחוו כשהם ישתתפו בו – בין אם זה רשמי או לא פורמלי; כיף או רציני; אינטימי או בקנה מידה גדול; כל דבר אחר עשוי להיות רלוונטי! אז תזדקק לכמה רעיונות איך הכי טוב לגרום לזה לקרות: איפה אנשים צריכים לשבת? כמה שולחנות צריכים להיות? איזה סוג של אוכל אנחנו מגישים? ברגע שהשאלות הללו נענו (וכנראה שלא כולן יענו בבת אחת), אז מגיע הזמן להנחת עט(ס) על נייר – או אצבעות על מקלדות, אם זה נוח יותר!
שיווק ותקשורת
שיווק ותקשורת הוא תהליך של יצירה והעברת מסרים לקהל היעד שלך. זהו מרכיב קריטי בתכנון אירועים, מכיוון שהוא כרוך בשיווק, יחסי ציבור (יחסי ציבור), פרסום ומדיה חברתית.
שיווק עוזר לך לזהות את הקהל שלך, לפתח אסטרטגיות להגיע אליו עם מסרים רלוונטיים ולמסור את המסרים הללו בצורה יעילה בערוצים שונים כגון פלטפורמות דיגיטליות או קמפיינים של דיוור ישיר.
יחסי ציבור עוזרים לך לבנות מודעות לגבי המותג שלך על ידי קידום סיפורים חיוביים עליו בתקשורת – הן מסורתיות (עיתונים) והן פרסומים מקוונים כגון בלוגים או אתרי חדשות הנותנים מענה ספציפית לתחומי העניין של קבוצת הנישה בתעשייה שלך. פרסום יכול ללבוש צורות רבות: מודעות מודפסות בעיתונים או במגזינים; מוקדי רדיו בתחנות מקומיות; שלטי חוצות לאורך רחובות סואנים; פרסומות בטלוויזיה בשעות הצפייה בפריים טיים; סרטוני יוטיוב שפורסמו על ידי משפיענים שיש להם עוקבים גדולים בפלטפורמות מדיה חברתית כמו פייסבוק או אינסטגרם וכו'…
פעולות
תפעול הוא תהליך של ניהול אירוע הפקה, כולל ניהול מקומות וקייטרינג. התפעול עשוי לכלול גם אבטחה, ניקיון, הובלה ומשימות אחרות הקשורות ללוגיסטיקה.
שילוב מדיה חברתית ו-CRM
אינטגרציה של מדיה חברתית ו-CRM היא דרך מצוינת לשפר את חווית הלקוח. הדוגמה הנפוצה ביותר לכך היא כאשר אתה מקבל אימייל מחברה, אשר מנחה אותך לעקוב אחריהם ברשתות החברתיות.
לדוגמה, אם מישהו הזמין מהחנות שלך באינטרנט, סביר להניח שהוא ירצה לראות אילו מוצרים אחרים זמינים בחנות או לקבל הודעה על מבצעים או מכירות מתמשכים שעשויים לעניין אותו. על ידי קישור מערכת ה-CRM שלך לרשתות חברתיות כמו פייסבוק וטוויטר, עסקים יכולים לשלוח הודעות רלוונטיות דרך הערוצים האלה בזמן ובמקום הנכונים – במקרה זה כשמישהו רק ביצע את ההזמנה שלו איתך!
תהליך הפקת האירועים חשוב מאוד. זו הדרך שבה נוכל לוודא שהאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ובזמן. אנחנו רוצים שתהיה לכם חוויה נהדרת במקום שלנו אז אנחנו עושים הכל כדי שזה יקרה!
לפרטים נוספים :